Dotacja dla firmy, a kwalifikowalność wydatków. Na co zwrócić uwagę?

Wydatki w projekcie zgodne z przepisami prawa

Ocena wydatków pod kątem kwalifikowalności wiąże się z weryfikacją przestrzegania przepisów prawa unijnego oraz prawa krajowego. Następnie każdy wydatek musi wpisywać się w założenia projektu, umowy o dofinansowanie oraz w wytyczne. Wnioskodawcy poza powyżej wskazanymi założeniami są zobligowani również do przestrzegania podstawowych przepisów prawa związanych z nową inwestycją np. sporządzenia projektu budowalnego czy uzyskania zgody środowiskowej, jeśli projekt tego wymaga.

Kiedy weryfikowana jest kwalifikowalność wydatków?

W momencie, kiedy dotacja polega na refundacji kosztów, Beneficjent musi przejść pozytywnie weryfikację kluczowych etapów projektu. Jeśli instytucja nie będzie mieć zastrzeżeń do przebiegu realizacji przedsięwzięcia i wydatkowania środków, dotacja wpłynie na konto bankowe firmy. Pierwszym etapem jest pozytywna decyzja o wybraniu projektu do dofinansowania, następnym właściwe poniesienie wydatków i kolejnym, poprawne złożenie wniosku o płatność. Na każdym z tych etapów ponownie sprawdzana jest kwalifikowalność kosztów w projekcie. Po zaakceptowaniu wniosku rozliczającego, dotacja powinna pojawi się na koncie od 2 tygodni do miesiąca.

Po otrzymaniu środków, przygoda z jednostką dotującą nie dobiega końca. Beneficjent jest zobowiązany do utrzymania trwałości projektu, trwającego zazwyczaj od 3 do 5 lat. W tym czasie może pojawić się wizyta ze strony instytucji celem skontrolowania utrzymanych celów i rezultatów projektu. Na tym etapie również zostaje przeprowadzona ocena kwalifikowalności wydatków. Weryfikowane wówczas zostaje czy dotacja została wydana zgodnie z jej przeznaczeniem, czy wydatki nią objęte znajdowały się w katalogu kosztów kwalifikowanych i czy wydatek A jest rzeczywiście fizycznie wydatkiem A. Kontrola obejmuje zakres obowiązków, o których stanowi umowa o dofinansowanie, a także ogólne przepisy prawa.

Warunki kwalifikowalności wydatków w projekcie w celu uzyskania dotacji dla firmy

Tak jak wspominaliśmy, aby wydatek został uznany za kwalifikowany jest sprawdzany pod kątem wielu kluczowych aspektów, obowiązujących w czasie trwania projektów unijnych:

a) Wydatek musi zostać faktycznie zakupiony i znajdować się w miejscu realizacji projektu;

b) Poniesienie wydatku jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa np. urządzenie posiada wymagane certyfikaty, decyzje itp.;

c) Wydatek wpisuje się w założenia konkursu, programów operacyjnych i wymaganych strategii;

d) Koszt został uwzględniony we wniosku o dofinansowanie oraz w harmonogramie rzeczowo-finansowym;

e) Wydatek został zakupiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie – np. nie został zakupiony wcześniej i nie później, lecz w trakcie realizacji projektu;

f) Koszt wynika z potrzeby realizacji projektu i jest niezbędny do osiągnięcia głównych celów i rezultatów, co zostało to w jasny i prawidłowy sposób uzasadnione we wniosku o dofinansowanie;

g) Zakup został dokonany w przejrzysty, racjonalny i efektywny sposób z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji lub szacowania rynku;

h) Wydatek został prawidłowo udokumentowany, a Beneficjent posiada potwierdzenie zakupu i zapłaty wraz z dokumentacją księgową;

i) Koszt został ujęty we wniosku o płatność i przekazany do rozliczenia wraz z niezbędną dokumentacją;

j) Wydatek został już zakupiony. Nie ma możliwości rozliczenia zaplanowanych w przyszłości kosztów;

k) Wydatek jest spójny i zgodny z warunkami określonymi w Wytycznych, regulaminie konkursu, a także wszelkiej stworzonej na cele projektu dokumentacji.

Kiedy mogę rozpocząć zakupy do mojego projektu?

Umowa o dofinansowanie określa między innymi zasady ponoszenia wydatków w projektach, tak aby zostały one uznane za kwalifikowane. W niektórych przypadkach wydatek poniesiony w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, będzie kwalifikowany i objęty dotacją. Inne projekty zastrzegają rozpoczęcie okresu kwalifikowalności jako dzień po dniu złożenia wniosku o dotację. Nie ma natomiast możliwości, aby rozliczać wydatek który został zakupiony przed zgłoszeniem swojego pomysłu do konkursu, chyba że regulamin na to pozwala. Zazwyczaj, nie możemy dokonywać zakupu przed rozpoczęciem realizacji projektu, określonego we wniosku o dofinasowanie, niezależnie od dnia złożenia aplikacji.

Dla przykładu:

Wniosek o dofinansowanie został złożony 4 maja, ale początek realizacji został wyznaczony na 1 czerwca. Wydatki poniesione między 4, a 31 maja będą uznane za niekwalifikowane.

Rozliczenie dotacji dla firmy – jakie dokumenty należy przygotować

Nie rzadziej niż raz na 3 do 6 miesięcy biorąc pod uwagę dzień zawarcia umowy, Beneficjent jest zobligowany do składania wniosku o płatność, w ramach którego może podjąć następujące działania:

1) wnioskować o przekazanie dotacji w formie refundacji lub zaliczki, lub;

2) wskazywać wydatki poniesione na realizację projektu, lub;

3) przekazywać informację o postępie i planach dotyczących realizacji projektu.

Aby rozliczyć prawidłowo poniesione wydatki, należy wraz z wnioskiem o płatność złożyć kluczowe dokumenty potwierdzające zakup. Na liście obligatoryjnych załączników znajdują się:

1) faktury lub inne dokumenty potwierdzające zakup o równoważnej wartości dowodowej. Do dokumentacji należy dołączyć również przejściowe świadectwa płatności.

2) dokumentację potwierdzającą odbiór dostaw/usług/robót budowlanych lub wykonanie prac. Zazwyczaj jest to prosty protokół odbioru, zawierający elementy, które są rozliczane wnioskiem o płatność. Dokument powinien również zawierać wartości przedmiotu dostawy, a także ilości wykonania danej części przedmiotu zamówienia.

3) potwierdzenie dokonania płatności, takie jak wyciągi z rachunku bankowego beneficjenta, przelewy bankowe lub inne dokumenty o równoważnej wartości potwierdzające zapłatę i poniesienie wydatku,

5) dokumentacja postępowania ofertowego: zapytanie ofertowe, print screen ze strony internetowej potwierdzający publikację zapytania oraz później wyników postępowania (jeśli dotyczy), oferty wraz z wszystkimi załącznikami, potwierdzenie wpływu ofert (np. wydruki e-maili, skany książki pocztowej odbiorczej w przypadku poczty tradycyjnej), protokół wyboru, umowa, aneks do umowy (jeśli dotyczy).

6) szacowanie wartości zamówienia (oferta wstępna/własna analiza datowana maksymalnie 3 miesiące przed opublikowaniem postępowania ofertowego na każdy wydatek)

7) inne dodatkowe, pożądane przez instytucję dotującą załączniki i wyjaśnienia związane z realizacją projektu, nawiązujące do weryfikacji wniosku o płatność we wskazanym terminie

Pozytywna weryfikacja wniosku o płatność obejmującego refundację lub zaliczkę, stanowi podstawę do przekazania płatności na konto Beneficjenta, tym samym przekazania dotacji dla firmy.